Upotrijebite Google tablice za slanje e-pošte na temelju vrijednosti ćelije

Kako da

PoRyan Dube

Ažurirano dana15. siječnja 2019. godine

Slanje e-pošte s Google tablica zahtijeva upotrebu skripte Google Apps. Ali ne brinite, ako nikada prije niste stvorili nijednu skriptu Google Appsa, slanje e-pošte vrlo je jednostavno.

U sljedećem ćete vodiču naučiti kako provjeriti vrijednost ćelije u Google tablice, a ako je vrijednost veća od određenog praga, možete automatski poslati poruku upozorenja na bilo koju adresu e-pošte koja vam se sviđa.

Mnogo je koristi za ovu skriptu. Možete dobiti upozorenje ako dnevna zarada u vašem izvješću o prodaji padne ispod određene razine. Ili možete dobiti e-poštu ako vaši zaposlenici prijave proračunsku tablicu za praćenje projekta da zaposlenici prijavljuju previše sati.

Bez obzira na aplikaciju, ovaj je skript vrlo moćan. Ujedno će vam uštedjeti vrijeme ručnog praćenja ažuriranja proračunskih tablica.

1. korak: slanje e-pošte s Google tablicama

Prije nego što možete stvoriti skriptu Google Appsa za slanje e-pošte s Google tablica, trebat će vam i Gmail adresa e-pošte kojoj će Google Apps Skripta pristupiti za slanje vaših e-poruka s upozorenjem.

Također ćete trebati izraditi novu proračunsku tablicu koja sadrži adresu e-pošte.

Samo dodajte stupac s imenom i stupac e-pošte i ispunite ih s osobom od koje želite primiti e-poruku upozorenja.

Sada kada imate adresu e-pošte kojoj trebate poslati e-poštu upozorenja, vrijeme je za stvaranje skripte.

Da biste ušli u uređivač skripti, kliknite na alat, a zatim kliknite Urednik scenarija.

Vidjet ćete prozor skripte sa zadanom funkcijom koja se zove myFunction (). Preimenujte to u Pošalji e-mail().

Zatim zalijepite sljedeći kôd unutar funkcije SendEmail ():

// Dohvaćanje adrese e-pošte. var emailRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (). getSheetByName ("Sheet1"). getRange ("B2"); var emailAddress = emailRange.getValues ​​(); // Pošalji e-poštu upozorenja. var message = 'Ovo je tvoja e-pošta upozorenja!'; // Druga kolona. var subject = 'Vaša upozorenja o Google proračunskoj tablici'; MailApp.sendEmail (adresa e-pošte, predmet, poruka);

Evo kako funkcionira ovaj kôd:

• getRange i getValues izvlači vrijednost iz ćelije određene u metodi getRange.
• var poruka i var predmet definira tekst koji će stvoriti vašu e-poštu upozorenja.
• MailApp.sendEmail funkcija napokon obavlja značajku slanja e-pošte Google Scripts pomoću vašeg povezanog Google računa.

Spremite skriptu klikom na ikonu disk, a zatim je pokrenite klikom na ikonu trčanje ikona (strelica udesno).

Imajte na umu da je Google Skriptu potrebno dopuštenje za pristup vaš Gmail račun poslati e-poštu. Dakle, prilikom prvog pokretanja skripte vidjet ćete upozorenje kao u nastavku.

Kliknite na Pregledajte dopuštenja, i vidjet ćete drugi zaslon upozorenja koji ćete trebati zaobići.

Ovaj se zaslon upozorenja događa zato što pišete prilagođenu Google skriptu koja nije registrirana kao službeni.

Samo kliknite na Napredna, a zatim kliknite gumb Idite na SendEmail (nesiguran) veza.

To ćete trebati učiniti samo jednom. Skripta će se pokrenuti, a adresa e-pošte koju ste naveli u proračunskoj tablici dobit će poruku poput one u nastavku.

2. korak: čitanje vrijednosti iz ćelije u Google tablicama

Sada kada ste uspješno napisali Google Apps Skripta koja može poslati e-poruku upozorenja, vrijeme je da tu poruku e-pošte upozorenja učinite funkcionalnijom.

Sljedeći korak koji ćete naučiti je kako pročitati vrijednost podataka iz Google proračunske tablice, provjeriti vrijednost i poslati skočnu poruku ako je ta vrijednost iznad ili ispod gornje granice.

Prije nego što to možete učiniti, morat ćete stvoriti drugi list u Google proračunskoj tablici s kojom radite. Nazovite ovaj novi list "MyReport".

Imajte na umu da je ćelija D2 koju želite provjeriti i usporediti. Zamislite da svaki mjesec želite znati je li vam ukupna prodaja pala ispod 16.000 dolara.

Stvorimo skriptu Google Apps koja to čini.

Vratite se u prozor Skripta za uređivanje klikom na alat i onda Urednik skripti.

Ako koristite istu proračunsku tablicu, i dalje ćete imati taj Pošalji e-mail() funkcionirati unutra. Izrežite taj kod i zalijepite ga u Notepad. Trebat će vam kasnije.

Zalijepite sljedeću funkciju u prozor koda.

funkcija CheckSales () {// Dohvaćanje mjesečne prodaje var monthSalesRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (). getSheetByName ("MyReport"). getRange ("D2"); var monthSales = monthSalesRange.getValue (); var ui = SpreadsheetApp.getUi (); // Provjerite ukupnu prodaju ako (monthSales <16000) {ui.alert ('Prodaja je preniska!'); } }

Kako funkcionira ovaj kôd:

• Učitajte vrijednost iz ćelije D2 u monthSales promjenjiva.
• Izjava IF uspoređuje mjesečnu prodaju u ćeliji D2 sa 16.000 dolara
• Ako je vrijednost veća od 16.000, kôd će aktivirati okvir s porukom preglednika s upozorenjem.

Spremite ovaj kôd i pokrenite ga. Ako ispravno radi, u pregledniku biste trebali vidjeti sljedeću poruku upozorenja.

Sada kada imate skriptu Google Apps koja može poslati upozorenje e-poštom i drugu skriptu koja može uporediti vrijednosti proračunske tablice, spremni ste kombinirati to dvoje i poslati upozorenje umjesto da ga aktivirate poruka.

Korak 3: Sve zajedno

Sada je vrijeme da dvije skripte koje ste stvorili kombinirate u jednu skriptu.

Do ovog trenutka trebali biste imati proračunsku tablicu s karticom pod nazivom Sheet1 koja sadrži primatelja e-pošte s upozorenjem. Druga kartica nazvana MyReport sadrži sve vaše podatke o prodaji.

Povratak u uređivač skripti, vrijeme je da sve ono što ste do sada naučili možete provesti u praksi.

Zamijenite sav kôd u uređivaču skripti s dvije funkcije uređene kako je ovdje prikazano.

funkcija CheckSales () {// Dohvaćanje mjesečne prodaje var monthSalesRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (). getSheetByName ("MyReport"). getRange ("D2"); var monthSales = monthSalesRange.getValue (); // Provjerite ukupnu prodaju ako (monthSales <16000) {// Dohvati adresu e-pošte var emailRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (). GetSheetByName ("Sheet1"). GetRange ("B2"); var emailAddress = emailRange.getValues ​​(); // Pošalji e-poštu upozorenja. var message = 'Ovog mjeseca vaša prodaja je bila' + monthSales; // Drugi stupac var subject = 'Obavijest o niskoj prodaji'; MailApp.sendEmail (adresa e-pošte, predmet, poruka); } }

Ovdje primijetite izmjene.

Unutar IF izjave samo zalijepite Pošalji e-mail skripta unutar CheckSales () funkciju, unutar zagrada if.

Drugo, objediniti monthSales varijablu na kraju e-poruke koristeći + lik.

Jedino što treba učiniti je pokrenuti funkciju CheckSales () svaki mjesec.

Da biste to učinili, u uređivaču skripte:

1. Klikni na Uredi stavku izbornika, a zatim kliknite na Okidači trenutnog projekta.
2. Pri dnu zaslona kliknite na stvoriti novi okidač.
3. Odaberite CheckSales funkcija za pokretanje.
4. Promijeniti Odaberite izvor događaja do Vrijeme upravljan.
5. Promijeniti Odaberite vrstu vremenskog okidača do Mjerač vremena.

Klik Uštedjeti dovršiti okidač.

Sada će se svaki vaš novi scenarij pokretati i uspoređivat će ukupni mjesečni iznos prodaje u ćeliji D2 sa 16 000 USD.

Ako je manje, poslat će vam e-poruku s upozorenjem o niskoj mjesečnoj prodaji.

Kao što vidite, Google Apps Scripts sadrži puno funkcionalnosti u malom paketu. Sa samo nekoliko jednostavnih linija koda, možete napraviti neke prilično nevjerojatne stvari.

Ako želite eksperimentirati još malo, pokušajte dodati granicu od 16.000 USD u drugu ćeliju u proračunskoj tablici, a zatim pročitajte to u svom skriptu prije nego što napravite usporedbu. Na taj način možete promijeniti ograničenje samo promjenom vrijednosti u listu.

Podešavanjem koda i dodavanjem novih blokova koda, možete nadograditi na te jednostavne stvari koje naučite kako biste na kraju izgradili neke nevjerojatne Google skripte.