Što su Outlook PST datoteke i zašto ih koristiti... ili ne?

Gotovo o SVAKOM s kojim razgovaram na poslu žali se zbog veličine njihovog korporacijskog računa e-pošte. Obično nije problem (ali ljudi se i dalje žale) jer većina poštanskih sandučića dostigne granicu poslužitelji e-pošte (poput Microsoftove Exchange) upozorit će korisnika da može očistiti poštanski pretinac prije server provodi njihova ograničenja veličine ograničavanjem slanja / primanja s poslužitelja.

E sad, sve je to Fine i Dandy sve dok ne odete na godišnji odmor, ta upozorenja o veličini e-pošte dolaze i odlaze, a onda Kaboom !!! Vaš je poštanski pretinac FULL, i više ne možete slati / primati e-poštu sa svog mobilnog ili čak OWA (Outlook Web Access). Milion puta sam primio poziv. Moj iPhone ne može slati e-poštu, pomoć!

• Pa, što učiniti?
• Postoji li rješenje za ove nedovoljno veličine poštanskih sandučića?
• Što trebam učiniti prije odlaska na godišnji odmor?

Upoznajem vas sa zloglasnom (prema IT-u) Outlook PST datoteka.

Što su .PST datoteke programa Outlook?

• Datoteke podataka Outlook ili Microsoft Outlook .PST datoteke (kao što su poznatije) mogu se stvoriti pomoću Microsoft Outlook za premještanje ili kopiranje e-pošte i privitaka s računa poštanskog sandučića poslužitelja na vaš lokalni račun PC. U osnovi, to je lokalna datoteka Arhiva ili Pohrana koju kreirate za pohranu e-pošte i privitaka na tvrdom disku vašeg računala, USB disku ili Dijeljenje poslužitelja (ovisno o tome gdje ga stvarate i pohranjujete).

Koliko možete pohraniti u Outlook .PST datoteke?

• Prije Outlooka 2003/2007, .PST datoteke su mogle pohraniti samo 2 gigabajta e-pošte i privitaka. S Outlook 2003 i Outlook 2007 format se promijenio omogućujući .PST datotekama da po potrebi narastu na više od 20 gigabajta, osim ako je zadana konfiguracija je modificirana.
• Iskreno, ne dajte im da dobiju 20 nastupa. To je mnogo bolja ideja da vaše .PST datoteke ne budu veće od nekoliko nastupa. Ako vam treba više prostora za pohranu, umjesto stvaranja stvorite novu .PST datoteku ogroman .PST arhive. Što veći .PST datoteke dobivaju veće šanse za korupciju i gubitak podataka (plus što je teže sigurnosno kopiranje loših momaka.) Možete priložiti što više .PST datoteke na Outlook klijent koliko vam je potrebno, samo razdvojite e-poštu logično na više .PST datoteka ako morate pohraniti više od nekoliko starih GIG-ova e-mail.
• SAVJET - Ako koristite .PST datoteke za arhiviranje stare e-pošte, komprimirajte ih nakon što kopirate sve stare podatke u njih. E-pošta je obično samo tekst, tako da je komprimira vrlo dobro.

Kako mogu stvoriti Outlook .PST datoteke?

• LAKO je, evo nekoliko vodiča za Outlook 2007, 2013 i 2016.

Zašto koristiti / stvarati .PST datoteke? Prednosti?

Veličina poštanskog sandučića

• Sjećate se prvog stavka ovog članka? Većina administratora e-pošte ograničava veličinu korporacijskih poštanskih sandučića. Što je poštanski pretinac veći, potrebno im je više prostora na disku, više ih treba sigurnosno kopirati i više vremena im je potrebno za izvršavanje sigurnosnih kopija.
• Ako vaš paket e-pošte (poput mene), poštanski pretinac od 200 megabajta jednostavno ga neće smanjiti. Tu se pojavljuju .PST datoteke. Samo stvorite .PST datoteku i povucite i ispustite svoju e-poštu u nju. Djeluju poput uobičajene mape poštanskih sandučića u Outlooku. Povucite i ispustite. Jednostavno je! Forum>.
• Najnovije verzije sustava Windows Search indeksiraju vaš poštanski sandučić i sve lokalne .PST datoteke (podesiva) koji omogućuju gotovo trenutni pristup svim porukama e-pošte putem značajki pretraživanja ugrađene u Microsoft Outlook.

Sigurnosna kopija i oporavak od katastrofe

• Ako nemate (ili vjerujete) administratoru e-pošte koji redovno izvršava sigurnosne kopije poslužitelja e-pošte, zatim kopirajte svoju e-poštu (da, ne morate PRIJAVITE poštu u .PST datoteke, možete je kopirati i) u lokalnu .PST datoteku je brz i jednostavan način da osigurate povrat e-pošte na DR poslužitelju scenarij.

pokretnost

• .PST datoteke čine e-poštu prijenosnom. Na primjer, recimo da želite premjestiti e-poštu iz jednog poštanskog sandučića u drugi. Na primjer, možda mijenjate posao i želite donijeti neki stari e-mail. Ili možda mijenjate davatelje usluga. ILI, možda želite kopirati vašu osobnu i radnu e-poštu u .PST datoteku, držati je na malom USB pogonu i stalno je imati uz sebe. Kao što sam rekao, .PST datoteke drže poštu vrlo prijenosnom. I da, tako je i sa GMAIL računom, ali ovaj članak nije o GMAIL-u :)

sigurnosti

• Jeste li znali da je gotovo nemoguće pratiti / provjeriti čita li vaš IT / odjel vašu e-poštu? Premještanjem „osjetljive“ ili „povjerljive“ pošte s poslužitelja e-pošte / razmjene na lokalnu .PST datoteku dodaje se sloj sigurnosti.
• Bilješka: Većina IT odjela može preuzeti vaše .PST datoteke bez da to znate izravno s vašeg tvrdog diska na poslu. Zbog toga je primjena dodatne sigurnosti na tvrdom disku vašeg računala prijeko potrebna. Ubrzo ću napisati članak o ovoj temi, ali zasad pogledajte ovaj članak. To je malo "GEEKY", pa ću ga uskoro slijediti uz članak koji objašnjava nekoliko opcija za osiguranje .PST datoteka.

Koje su nedostatke u korištenju .PST datoteka?

Udaljeni pristup

• Jednom je pošta pomaknuto u .PST datoteku, ona više neće biti dostupna na poslužitelju pomoću aplikacija za udaljeni pristup poput OWA ili mobilnih telefona koji SYNC s vašim poštanskim sandučićem. Za pristup e-pošti u .PST datotekama, morat ćete koristiti potpuno Microsoft Outlook klijent. Mali USB pogon može vam pomoći u tim situacijama. Međutim, još uvijek nije tako prikladno kao ostavljanje e-pošte na poslužitelju.

Ljudi vas neće voljeti, a moguće je da biste mogli izgubiti i posao

• .PST datoteke s vremenom (ovisno o tome koliko e-pošte primite / zadržite) mogu zauzeti puno prostora na vašem lokalnom računalu ili poslužiteljskom udjelu, ovisno o tome gdje ih pohranjujete. Momci iz IT-a mrze sve što ih natjera da rade na bilo čemu, osim ako ne grade svoj životopis, tako da postavljanje puno podataka negdje zbog čega će im trebati više prostora na disku uznemiruje ih.
• Korporativni pravni odredi i većina odjela za upravljanje dokumentima ne vole .PST datoteke jer krajnjem korisniku omogućavaju da lako ignorira ili zaobiđe pravila o zadržavanju / uništavanju korporativnih dokumenata.
• Timovi za korporativnu informacijsku sigurnost također ne vole .PST datoteke jer ako ih Legal ikad zatraži oporaviti podatke za parnicu ili sudski poziv, .PST datoteke mogu povećati troškove i trud podataka oporavak.

Performanse sustava i mozga

• Što više e-pošte imate, više e-pošte i vama i vašem računalu trebate pratiti i obrađivati.
• Budući da Windows Search (ili neki drugi indeks e-pošte / sustava) indeksira više e-poruka i privitaka, indeks će biti veći, a vaše pretrage trajat će duže.

Dakle, nadam se da sam odgovorio na sva vaša pitanja o .PST datotekama Microsoft Outlook i pokrenuo nekoliko visokih i slabih nedostataka. Ali u slučaju da sam nešto propustila, slobodno pišite komentar ili postavite svoje pitanje na moj forum.