Zašto mrzim izjave bez papira i kako se nositi s njima

Kako da

PoDave Greenbaum

Ažurirano dana23. srpnja 2019. godine

Čini se da svaki drugi tjedan doživim tvrtku koja me potiče da pređem na naplatu bez papira. Podmitit će me, ali naučio sam teški način borbe protiv ove "pogodnosti" i uvijek se odlučim za stvarni račun. Kad sam izgubio bitku, razvio sam neke korisne strategije za sprečavanje problema.

Prodajni spot za naplatu bez papira

Sve to čujem. Papir je rizičan. Netko vam može izvaditi račun iz poštanskog sandučića i ukrasti vam identitet. Mogli bi ga ukrasti iz vaše kante za smeće. O ne! Naravno, nakon što vide račun mogu shvatiti da nemaju puno ukrasti. Papir je nezgodan. Kopčići papira se gomilaju i treba ih riješiti. Ako mrzite nered, mrzite papir. Mrzite gnjavažu otvaranja papirnate omotnice i čitanja računa. Mogli biste dobiti papirnati papir! Najviše od papira bolji je za okoliš. Manje papira znači manje ubijanja stabala.

Sve ove prednosti imaju za njih neku istinu. Lopov može ukrasti podatke iz vašeg poštanskog sandučića i uzrokovati probleme. Mogli su dobiti brojeve računa i koristiti ih u ciljanoj prijevari na društvenom inženjeringu. Papir se gomila. Znam da moram svaki mjesec slati te stvari. Poštujem i ekološke aspekte elektroničkih izjava. Recikliram sve, i ja mrzim neželjenu poštu.

Soft prodaju i teško prodaju da bi vas prebacili

Neki dobavljači prodaju lako. Upisat će me u crtež za besplatne proizvode ili usluge. AT&T mi je nedavno rekao da mogu dobiti dovoljno bodova za svoj račun, ali samo ako izvršim naplatu bez papira. Nekoliko mjesta nudilo mi je bonuse ili poklon kartice. I dalje sam izdržala.

Teže je prodati da financijske podatke ne mogu preuzimati na usluge poput Mint ili Quicken ako ne budem bez papira. Moja banka sada naplaćuje naknadu od 2,00 USD ako želim izvadak svakog mjeseca. Valjda im je papir stvarno skup.

Argument protiv naplate bez papira

Nacionalni centar za zaštitu potrošača (NCLC) analizirao naplatu bez papira i ustanovili su da taj koncept nije prilagođen potrošačima. Neki od razloga su očigledni poput pristupa širokopojasnoj mreži i tehničkoj spretnosti starijih potrošača.

Čak i tehnički pametni korisnici moraju biti oprezni kod naplate bez papira. Svi smo preplavljeni e-poštom. Na prvi pogled ne možete znati je li to račun ili promocija u e-pošti. Ako niste pažljivi u isključivanju marketinških poruka, ni vi ni vaš filtar neželjene pošte možda nećete moći razlikovati.

Kada govorimo o malim, što više ljudi provjerava e-poštu na mobitelu, te je izjave teže pročitati. Ako vam je račun bez papira samo PDF, trebat će vam ili izvanredan vid ili stalne ruke da biste svaki naboj staknuli i zumirali. Vjerojatnije ćete shvatiti da "izgleda dobro" i preći na sljedeću adresu e-pošte. Ako su vam računi na autoplati, nemate mnogo razloga za čitanje svojih izjava. Ta „praktičnost“ uzrokuje da propustite pogreške koje vas koštaju novca. Ako bi lopov testirao vašu kreditnu karticu, biste li uvijek mogli vidjeti tu malu naknadu?

Računi na papiru podsjećaju na naplatu. Kad nabavite taj papir, ima rok za koji morate voditi računa. Možete je objaviti u hladnjaku ili delegirati supružniku ili knjigovođi. Nered i rukovanje ili papirom značajka je, a ne greška. Ova značajka pomaže članovima obitelji starijih potrošača da prate račune.

Na kraju, NCLC ističe da je papir trajna evidencija vašeg računa. Kad postoji spor, imate vremenski osmišljen snimak. Ako pogriješe, imat ćete dokaz da ste platili račun. Ako ste pregledani, imat ćete papirne kopije svega. Ako potrošač umre, taj trajni zapis pomaže članovima obitelji da pronađu nedostajuće račune.

Kada su podaci računa svi elektronički, podložni su svim rizicima računala i e-pošte. Ako izgubite pristup svojoj e-pošti zbog hakera ili kršenja zaporke, nedostaju vam ti elektronički računi. Dobavljači ističu da je fizička pošta rizik. Vjerojatnije je da će vam e-pošta biti hakirana ili presretnuta nego što itko ulazi u vašu poštu. Ako uzmemo taj scenarij prelaska člana obitelji, možda će trebati tjedni da stignemo na njihovu e-poštu. Iako će se nastaviti s fizičkim računima i izjavama, svatko ih može otvoriti.

Čak i ako ste marljivi i imate PDF dokumente sa svim svojim računima, mogu ih biti teško pronaći. Većina izjava koje preuzimam imaju generička imena poput „statement_03_05_16“ ili nešto drugo kričavo. Mogu ih koristiti Spotlight na Mac računalu kako bih ih pronašao, ali to nije uvijek slučaj.

Moja užasna iskustva s naplatom bez papira

Imam ih nekoliko. Započet ću s obradom kreditne kartice za svoje poslovanje. Ta tvrtka nije pružila mogućnost za fizičke izvještaje. Svi su na mreži. Neki dan su nasumično odlučili zatvoriti moj račun. Nisam sigurna zašto, ali mislim da je to imalo veze sa sigurnosnim zamrzavanjem koje sam stavila na kredit. Izgubio sam pristup svim svojim dosadašnjim listićima pologa. Nisam se pomirila nekoliko dana i ostala je isključena iz mojih podataka. Nisam znala tko plaća za moj posao. Najbolje što bi tvrtka za obradu učinila je da mi se jave telefonom. Također nisam imao što predstaviti svom računovođi za poreze na kraju godine. Srećom, sve je bilo u Quickbooksima i imao sam svoje interne potvrde da sve rekreiram. Taj incident me trebao naučiti da pravim PDF dokumente s mog računa, ali nije.

Nakon što je Costco iz American Expressa prešao u Citibank, ponovno sam izgorio od naplate bez papira. Bio sam marljiv i imao sam svoje PDF-ove iz svakog mjeseca. Tada sam se zauzeo i zaboravio na nekoliko mjeseci. Kad sam ga krenuo preuzeti, pritisnuo sam ovaj ekran.

Srećom, te su informacije bile na računu Citibank-a, pa je izbjegnuta kriza. Ovaj incident natjerao me da vrištim na računalu (i na sebe) o tome da sam odgovoran za naplatu bez papira.

Drugi put sam imao sukob s uredom svog liječnika. Zamijenili su tvrtke za naplatu. Odjednom sam imao račun od prije 4 godine i kažu da nije plaćen. Tada su zaprijetili naplatom. Nisam, naravno, mogao pristupiti starom sustavu naplate, iako su izjavili da mogu. Tek kad im nisam faksirao kopiju računa da će ukloniti naplatu. Morao sam faksirati jer ne prihvaćaju e-poštu, iako se računi šalju putem e-pošte. Idi lik.

Moja situacija nije jedinstvena. Kad zatvorite račun, obično gubite pristup tim povijesnim podacima. Ako kasnije otkrijete problem, poput prekomjerne cijene, možda ćete imati problema sa dokazivanjem svoje nevinosti. Moj prijatelj je imao ovaj problem kad je vratio set-top box svojoj kabelskoj kompaniji. Njegov račun postavljen je na automatsko plaćanje putem njegove banke, a njegov posljednji račun bio je dodatnih 200 dolara. Pokušao je nazvati kabelsku kompaniju, ali nije imao broj računa i nisu mogli pronaći nikakve informacije o njemu. Korisnički servis samo je mogao pronaći aktivne kupce. Tek kad je prešao na zbirke, on je to riješio.

Pravi način prihvaćanja računa bez papira

Ako vas to ne košta, izbjegavajte ih

Kao ekolog mrzim dodatni papir. Iz svih gore navedenih razloga i pojedinosti u članku o NCLC-u uvijek ću se prijaviti na papir. Nikakva količina mita neće me uvjeriti da prebacim. Ipak ako me natjerate da platim, vjerovatno ću odustati. Razrezat ću i reciklirati te izjave nakon nekoliko godina, tako da sam i dalje pomalo okolišan.

Isključite marketinšku poruku i stvorite filtre e-pošte

Jedan od problema s izjavama e-pošte je sortiranje zakonitih transakcijskih poruka iz promotivnih poruka. Provjerite pravila svake tvrtke u vezi s marketinškim porukama i odustati ili odjaviti pretplatu od onog koliko možete. Nemojte ih samo označiti kao neželjenu poštu u programu e-pošte; vaš program e-pošte može sve poruke od njih tretirati kao neželjenu poštu. To znači da će vam nedostajati izjava.

Obično će poruka e-pošte s vašom izjavom imati istu liniju. Označavam tu poruku da nikada ne ulazim u bezvrijednu poštu. Postavio sam Gmail da toj poruci dam prilagođenu oznaku i zvjezdicu, pa ću je uvijek zapamtiti da je provjerim.

Postavljanje podsjetnika za preuzimanje (i plaćanje) računa

Ako obavljate naplatu bez papira, na poštanskoj pošti nećete dobiti podsjetnik da je račun dužan. Budući da mnogi ljudi obavljaju automatsko plaćanje putem bankovnog računa ili kreditne kartice, možda ćete u potpunosti zanemariti taj mjesečni izvod. Nemojte pogriješiti Preuzet ćete rizik da će vam nedostajati problemi na vašem računu.

Umjesto toga, tretirajte mjesečnu e-poštu kao sastanak s kalendarom. Postavite to kao ponavljajući sastanak da biste preuzeli svoje izjave od dobavljača. Ako vam pošalju račun, a vi nemate šta preuzeti, onda ga pretvorite u pdf i preuzmite na svoje računalo. Održavanje e-pošte nije dovoljno sigurno ako biste mogli izgubiti pristup računu e-pošte. Svaki mjesec morate preuzeti izjavu. U suprotnom, naići ćete na sve ranije spomenute potencijalne probleme. Ne morate ih ispisati, ali ne možete samo vjerovati da će informacije biti dostupne kad vam zatrebaju. Zbog toga ćete morati preuzeti kontrolu.

Moj račun za umirovljenje sam po sebi nema račun, ali ima mjesečni izvod. Svaki mjesec postavljam podsjetnik za preuzimanje tih podataka. Iako me šalju da me podsjećaju da preuzmem svoju izjavu, volim biti proaktivan.

Poredajte i klasificirajte preuzete izjave

Nakon što preuzmem izvještaj, sljedeće što moram učiniti je promijeniti naziv preuzete datoteke. Možete izraditi svoju strategiju, ali moje je ime dobavljača, zatim posljednja četiri broja računa, a zatim datum. Na primjer, moj bankovni izvod može biti Bank_1234_01_12_16.pdf. Tada stvorim mapu za svaki račun i premjestim je u nju. Dobio sam gladu i iskoristio Ljeska da ih premjestite u mapu na temelju trgovca.

Izrada sigurnosne kopije vašeg računala

Znam da si bio to je rekao mnogo puta, ali možda bismo to mogli ponoviti. Iako je malo vjerojatno da će se vaši papirni zapisi uništiti, tvrdi disk može uspjeti ili će vaše računalo pogoditi virus. Ako nemate sigurnosnu kopiju, nećete imati te povijesne podatke izvoda ako su svi elektronički.

Isprobajte softver za financijsko upravljanje poput Mint ili Quicken

Čak i ako imate preuzeta izvješća, možda će biti teško pronaći transakciju. Sviđa mi se dodana sigurnost koju online program provjerava moju izjavu za mene. Kad sam imao problema sa svojim Costco računom, uspio sam pronaći stvari koje su mi potrebne u mentoni.

Prihvatite ono što ne možete promijeniti

Više tvrtki prelazi na ovu bezpapirnu strategiju, gurajući teret upravljanja računom na vas. Ako upravljate ovim izjavama, zaštitit ćete svoju imovinu. Papir nije sigurniji ili prikladniji od papira, ali to je neizbježno prebacivanje troškova.