10 savjeta za stvaranje politike društvenih medija za vaše poslovanje: Ispitivač društvenih medija

Politika. To može biti prljava riječ, posebno u zajednicama društvenih medija.

Zašto? Loše napisane politike društvenih medija ograničavaju, odvraćaju i usporavaju angažman na društvenim mrežama - točno suprotan onoga što tvrtke žele.

Međutim, sjajne politike društvenih medija podržavaju, štite i osnažuju visokokvalitetni angažman. Riječ je o osnaživanju i povjerenju.

Kao što Beth Kanter piše, „Povjerenje je jeftinije od kontrole.”

Ovaj članak objasnit će vam kako se politike društvenih medija razlikuju od ostalih pravila i pružiti vam 10 savjeta za stvaranje učinkovite politike društvenih medija.

Zašto politike društvenih medija?

Politike društvenih medija su različite. U većini politika i postupaka dokumentiramo što bi osoblje trebalo učiniti u određenim situacijama: "Ako se to dogodi, učinite to." Za društvene medije ne postoji način da točno znaju kakve se situacije mogu pojaviti - ili u mnogim slučajevima - kako osoblje treba najbolje postupati s njima. Svaka mreža društvenih medija i svaki odnos jedinstveni su, a okruženje društvenih medija svakodnevno se mijenja.

Rizici su neizvjesni. Sudovi su u postupku tumačenja zakona u vezi s društvenim mrežama. Dok taj postupak tumačenja ne sazrije - i ovo će potrajati godine – organizacije djeluju bez konačnih smjernica. Pitanja koja se mogu pojaviti uključuju: povjerljivost zaposlenika i / ili klijenta, pitanja radnih odnosa, dizanje robne marke, pogrešnu komunikaciju, neželjenu poštu itd.

S obzirom na nesigurno okruženje i nejasne rizike, kako dalje?

Na internetu postoje stotine uzoraka politika društvenih medija. Ako tražite polazište, zasigurno ćete pronaći ideje ovdje i ovdje.

Međutim, kako bi se stvorile politike koje djeluju - stvarno rade - moramo prvo postaviti temelje.

Ovdje su 10 strategija koje možete provesti danas.

# 1: Okupite svoj tim

Politiku društvenih medija ne može napisati samo jedna osoba. To mora biti jedinstveno za vašu organizaciju, a idealno bi bilo da uključuje podatke različitih ljudi s raznim skupovima vještina.

Timski pristup osigurava pravilno upravljanje ključnim područjima rizika te da se svi budući izazovi koji se mogu pojaviti rješavaju na odgovarajući način.

Uz osoblje izravno uključeno u društvene medije, potencijalni članovi tima mogu biti: izvršni direktor, direktor HR-a, IT direktor, direktor marketinga / razvoja, direktor programa / odjela, pametni odvjetnik na društvenim mrežama i barem jedan digitalni izvorni.

Ne brinite, ne mora svaki član ovog tima biti svjestan intimnih detalja vaših aktivnosti na društvenim mrežama. Razmislite o tome na sljedeći način: ako bi se kriza trebala dogoditi, koje podatke vaš tim treba imati (o društvenim mrežama mediji i pravni krajolici, kao i vaša organizacija i vrijednosti) kako biste na odgovarajući način odgovorili na društvene mediji?

# 2: Usredotočite se na stvaranje kulture

Društveni mediji su organski. Mijenja se svaki dan. Birokratske politike vjerojatno neće biti uspješne. Umjesto toga, želimo kulturu inovacija, razmjene ideja, rješavanja problema i kreativnosti. Izravna je veza između unutarnje organizacijske kulture i politika. Zapravo, politike koje pišemo oblikuju našu kulturu.

Dok pišete svoja pravila, uključuju procese koji jačaju kulturu vrednovanja i učenja. Evo nekoliko pitanja koja treba razmotriti:

• Who je u vašem timu za društvene mreže?
• Koliko često da li se upoznaju?
• Kako su riješeni problemi / izazovi i od koga?
• Kako ti grupno učenje dokumenata?
• Kako ćemo procijenite naše uspjehe i učiti iz naših neuspjeha?

U svojim pravilima možete prepoznati kulturne vrijednosti društvenih medija transparentnosti, dosljednosti, povezanosti, kreativnosti i ažurnosti. Imajući ove vrijednosti na umu, izgraditi procese koji ističu osposobljavanje, podršku i evaluaciju.

Ako vam je koncept kulture društvenih medija nov, pogledajte 26 Obećavajuća statistika društvenih medija za mala poduzeća. Nudi sjajan pregled krajolika društvenih medija i zašto to utječe na tvrtke.

# 3: Razmotrite pravne posljedice, uključujući Nacionalni odbor za reviziju radnih odnosa (NLRB)

Mnogi sudski slučajevi koji se pojavljuju zbog društvenih mreža pitanja su radnih odnosa. Nacionalni zakon o radnim odnosima (NLRA) donesen je prvenstveno radi zaštite prava zaposlenika na organiziranje.

Tradicionalno, organiziranje zaposlenika odvijalo se osobno ili putem telefona. Pojavom društvenih mreža odvija se i na mreži. Nije važno jesu li zaposlenici sindikalno organizirani ili nisu; imaju pravo razgovarati o uvjetima zaposlenja s kolegama.

To znači da čak i povremeni razgovor na Facebooku o radnim uvjetima može biti zaštićen NLRA-om. Svaka je situacija različita, ali dno svega je sljedeće: budite vrlo oprezni i recite zaposlenicima što mogu, a što ne smiju raditi na vlastitim web stranicama društvenih mreža. Ovaj se jezik može brzo vratiti.

U kolovozu 2011 NLRB je izdao dopis u vezi s 14 ovih slučajeva. Ovaj dopis pružao je objašnjenja slučajeva kao i obrazloženje donesenih odluka. Toplo preporučujem poslodavcima pročitajte ovaj dopis i podijelite ga sa svima u timu društvenih mreža.

# 4: Odvojite cjelokupna pravila od smjernica specifičnih za web lokaciju

Pejzaž društvenih medija mijenja se svaki dan. Ako su vaša pravila usko usmjerena na određeno mjesto na društvenim mrežama, prilično brzo će zastarjeti. Općenito, politika bi trebala usredotočite se na veliku sliku: tko što radi (uloge i odgovornosti), opći pregled kako to mogu / ne mogu učiniti (zakonska usklađenost i robna marka, na primjer) i zašto to uopće radimo (svrha i vrijednosti).

Mogu se stvoriti zasebne pisane smjernice za bilježenje sitnih i sitnih specifičnosti određene web stranice na društvenim mrežama. Ove smjernice pomažu u slučaju fluktuacije osoblja. Proces izrada smjernica također pomaže osoblju da bolje razumije i objasni što rade i kako.

# 5: Ne otkrivajte kotač

Vjerojatno već imate uspostavljena mnoga interna pravila koja se odnose na aktivnosti na društvenim mrežama. To uključuje pravila o privatnosti, odobrenjima za fotografije, korištenju Interneta, korištenju mobitela i mnogim drugima.

Možeš referencirajte se na ove politike u svojim politikama društvenih medija, posebno uzimajući u obzir sve razlike u primjeni koje bi mogle biti potrebne na društvenim mrežama.

Na primjer, u vašim pravilima o korištenju mobitela trenutno se možda neće razgovarati o upotrebi fotografija s kamera mobitela. Zahvaljujući geografsko označavanje, fotografije snimljene mobitelima gotovo univerzalno sadrže digitalno kodiranje koje odaje vaše točno mjesto na datumu i vremenu fotografije. Ako na svoja web mjesta na društvenim mrežama prenesete fotografiju snimljenu kamerom mobitela, možda dajete više podataka nego što je potrebno.

Politika društvenih medija mogla bi to uzeti u obzir zahtijevajući osoblje upotrijebite softver za uklanjanje fotografija podataka o geografskom označavanju prije nego što fotografije mogu biti objavljene.

# 6: Uključite vanjske propise

Većina pravnih propisa (uključujući HIPAA, FERPA, pošteno zapošljavanje itd.) Na snazi ​​je na mreži, ali i izvan nje. Koristite pravila o društvenim mrežama da podsjetite zaposlenike da se tih pravila mora poštivati. Gdje je moguće, dati eksplicitne primjere koji tipovi ponašanja nisu prihvatljivi.

P.S.: Povoljan je trenutak da razmislite o treningu korporativnog usavršavanja. Društveni mediji utječu na gotovo svaki aspekt našeg života i poslovanja. Ako vaš trening o privatnosti, povjerljivosti, brendiranju itd. Trenutno ne raspravlja o društvenim mrežama, vrijeme je da ga uključite.

# 7: Stvorite dvije politike

Smatra se najboljom praksom za imaju dvije politike socijalnih medija: jednu za zaposlenike koji koriste društvene medije za svoj posao i drugu za zaposlenike koji se koriste društvenim mrežama u svom osobnom životu.

Prva politika, usredotočena na aktivnosti povezane s poslom, trebala bi pokriti sve o čemu smo ovdje razgovarali: definiranje vašeg tima, artikuliranje uloga i odgovornosti, smjernice za brendiranje i postajanje jasnog o tome koje se unutarnje i vanjske politike moraju poštivati.

Druga bi politika trebala biti usmjerena na zaposlenike koji koriste društvene mreže u svom osobnom životu dajte zaposlenicima informacije o tome što mogu, a što ne mogu reći o vašoj tvrtki na njihovom osobnom mjestu.

Neke će organizacije - uključujući vojne organizacije i zdravstvo - to htjeti budite vrlo precizni o onome što zaposlenici ne smiju dijeliti putem interneta.

Na primjer, poslovne tajne, podaci o klijentima, pa čak i prebivalište zaposlenika mogu se strogo povjeriti. Druge će organizacije to htjeti potaknite zaposlenike da djeluju kao ambasadori robne marke. Neki čak idu toliko daleko da daju smjernice kako razgovarati o tvrtki na mreži. No kako biste to htjeli vaši zaposlenici razgovarajte (ili ne raspravljajte) o svojoj tvrtki na mreži, dajte im smjernice.

Dvije riječi opreza: 1) Opasno je zahtijevati od zaposlenika da koriste vlastite osobne račune na društvenim mrežama kako bi se povezali s vašom tvrtkom na mreži. Oni to mogu odlučiti, ali neka to bude njihov izbor. Posljednje što svaki menadžer želi jest saznati više o privatnom životu zaposlenika nego što on / ona treba znati. 2) Prije nego što napišete pravilo, pročitajte savjet br. 3 i dopis Nacionalnog odbora za pregled radnih odnosa. To će vam uštedjeti puno glavobolje na putu.

# 8: Naglasite obrazovanje

Granice između našeg osobnog i profesionalnog života se brišu. Većina zaposlenika nije u potpunosti shvatila izazove koji se mogu razviti kao rezultat smanjene privatnosti. Stara je izreka glasila: "Što se dogodi u Vegasu ostaje u Vegasu." Danas je točnija izjava, "Ono što se dogodi u Vegasu, ostaje na Facebooku."

Dok čitam sudske slučajeve koji izlaze o društvenim mrežama, čini mi se da mnogi slučajevi nastaju iz neznanja, a ne iz zlonamjernosti zaposlenika. Mnogi zaposlenici nisu u potpunosti razmislili o posljedicama svog cyber-ponašanja. Pružajući edukaciju o kibernetičkoj sigurnosti svom osoblju, poslodavci sprječavaju probleme prije nego što počnu.

Baš kao što imate dvije politike, jednu za aktivnosti vezane za posao i drugu za zaposlenike koji koriste društvene mreže u svom osobnom životu, edukacija zaposlenika može trajati i po dva puta:

• Osigurajte obuku vezanu za posao osoblju angažiranom na društvenim mrežama u ime organizacije. Stalni redoviti trening pomaže vam da vaša organizacija bude u toku i pruža osoblju priliku da se umreži s drugima na terenu.
• Educirati svo osoblje o sigurnosti na Internetu. Ova edukacija može uključivati ​​kako se zaštititi od cyber kriminala i kako uspostaviti i zaštititi svoju internetsku reputaciju.

Kad je riječ o odgovornom cyber ponašanju, poslodavci imaju jedinstvenu priliku obrazovati se, a ne imenovati ih. Ova predanost pokazuje poštovanje prema zaposlenicima. Zaposlenici se osjećaju cijenjenima, imaju povjerenja i nadahnjuju. Svi imaju koristi.

# 9: Zatražite odvjetnika da pregleda politike

Pravni savjet je presudan. Lako je pogriješiti, posebno u područjima radnih odnosa. Obavezno pitajte odvjetnika koji ima iskustva u tom području - vaš prijatelj poreznog odvjetnika neće vam biti od velike pomoći.

Pravni pregled može biti skup; međutim, tužba bi bila eksponencijalno skuplja.

# 10: Ne dopustite da skuplja prašinu

Cyber-okruženje se često mijenja. Politike društvenih medija trebale bi se pregledavati najmanje svakih šest mjeseci. Neka svi u timu pregledaju pravila odvojeno, a zatim zajedno.

Zapitajte se, je li to još uvijek relevantno? Pomaže li nam ovo u obavljanju posla? Kako se u posljednje vrijeme promijenilo okruženje društvenih medija? Postoje li neka pravna ažuriranja koja se primjenjuju?

Politike društvenih medija nisu najuzbudljiviji dio društvenih medija; međutim, ako su dobro razvijeni, mogu podržati, osnažiti i angažirati osoblje kao što oni angažiraju vaše klijente.

Koje su tvoje misli? Koji je vaš najbolji savjet za tvrtku koja piše politike društvenih medija? Molimo ostavite svoja pitanja i komentare u okviru ispod.