Jednostavna pravila e-pošte za Microsoft Outlook koja ćete cijeniti

Kako da

PoSandy Writtenhouse

Posljednje ažuriranje6. listopada 2020

Microsoft Outlook ima toliko sjajnih značajki koliko i korisnih za sastavljanje e-pošte i organiziranje pristigle pošte. Na primjer, možete istaknite važne e-adrese i stvoriti automatske odgovore kao kad ste izvan ureda.

Još jedna izvrsna značajka je sposobnost postavljanja pravila. Možete primijeniti pravila na dolaznu i odlaznu e-poštu koja vam pomažu da se organizirate, pratite ili budete u toku sa svojim porukama. I sve se to radi automatski nakon početnog postavljanja. Evo nekoliko uobičajenih Outlook pravila koja ćete cijeniti jer će vam uštedjeti puno vremena.

Postavljanje pravila u programu Outlook

Za svako od pravila u nastavku započet ćete na istom mjestu. Dakle, planirate li postaviti jedno ili nekoliko pravila ili ih urediti u budućnosti, evo kako se kretati do područja pravila u programu Outlook.

1. Klik Datoteka s jelovnika.
2. Ako još nije odabrano, kliknite Informacije tab s lijeve strane.
3. Pomaknite se prema dolje po glavnom dijelu stranice i kliknite Upravljanje pravilima i upozorenjima.
4. Pritisnite Pravila e-pošte na vrhu skočnog prozora.
5. U padajućem okviru odaberite račun e-pošte za koji želite postaviti pravilo ako ih imate više.

Klik Novo pravilo otvoriti čarobnjak za pravila. Ovaj alat vodi vas kroz svaki korak za postavljanje vašeg pravila. I nudi neka od najčešćih pravila, zajedno s opcijama za prazna pravila koja kreirate od nule. Imajte na umu da, čak i ako odaberete osnovno pravilo za početak, kao što ćemo učiniti u nastavku, možete ga prilagoditi svojim potrebama.

Nakon što postavite novo pravilo, možete se vratiti na isto to područje da biste uređivali, brisali, pokretali ili izvozili pravila.

Premjestite e-poštu od ljudi

Recimo da imate mape postavljene za ljude na poslu poput klijenata ili kod kuće kao obitelj. Možete imati e-poštu određenih osoba da se automatski premjesti u pravu mapu. Za naš primjer, e-poštu roditelja, djece i braće i sestara možete premjestiti izravno u mapu Obitelj.

1. Odaberite pri vrhu čarobnjaka za pravila Premjestite poruke s nekoga u mapu.
2. Klik Sljedeći.
3. U čarobnjaku za pravila 1. korak: vidjet ćete sve dostupne uvjete koje možete primijeniti na e-adrese koje želite premjestiti, osim što ih šalje određena osoba. Kad označite svaku koju želite koristiti, ona će se popuniti u 2. koraku čarobnjaka za pravila. Za naš ćemo primjer prvi okvir ostaviti označenim od ljudi ili javne skupine.
4. U koraku čarobnjaka za pravila 2: kliknite ljudi ili javne skupine da odaberete ljude u svojoj obitelji.
5. Odaberite kontakte s popisa, unesite novu e-poštu ili upotrijebite Napredno pronalaženje. Nakon što odaberete prvu, kliknite Iz na dnu da ih dodate. Možete i dalje dodavati sve ljude u ovo pravilo na isti način.
6. Klik u redu. Tada ćete vidjeti te kontakte u području čarobnjaka za korake 2. korak.
7. U koraku čarobnjaka za pravila 2: kliknite specificirano za odabir mape i kliknite u redu. Sad ćete vidjeti tu mapu u 2. koraku.
8. Sljedeći zaslon izgleda vrlo slično prethodnom u čarobnjaku za pravila, ali omogućuje vam odabir više radnji ako želite.
9. Klik Sljedeći.
   
10. Na sljedećem zaslonu možete postaviti Iznimke na vaše pravilo. Ovo je zgodno ako želite isključiti e-poštu iz pravila ako ispunjavaju određene uvjete. Označite sve koje želite prijaviti.
11. Klik Sljedeći.
12. Dajte pravilu naziv, označite sve opcije postavljanja koje želite primijeniti, pregledajte opis pravila i kliknite Završi. Ako trebate unijeti promjene, možete koristiti leđa na dnu za ponovni posjet bilo kojem zaslonu.
13. Vratit ćete se na prozor Pravila i upozorenja. Klik Prijavite se i onda u redu izaći.

Savjet za uštedu vremena: Dok prolazite kroz postupak izrade pravila, možete kliknuti na Završi gumb umjesto Sljedeći u bilo koje vrijeme. Dakle, ako ne planirate dodati više radnji ili uključiti iznimke, te zaslone možete u potpunosti preskočiti.

Premještanje e-adresa s određenim riječima

Možda imate mapu za e-poštu vezanu uz putovanja, prodaju u trgovinama ili projekte na poslu. A ovi e-mailovi dolaze od raznih ljudi i tvrtki. Možete premještati e-poštu na temelju određenih riječi u subjektu, tijelu ili kombinaciji oba.

1. Odaberite pri vrhu čarobnjaka za pravila Premjestite poruke s određenim riječima u predmetu u mapu.
2. Klik Sljedeći.
3. U čarobnjaku za pravila 1. korak: Označite sve uvjete koji se primjenjuju na e-adrese koje želite premjestiti. Na primjer, možda ćete htjeti da se riječi pojave u temi i tijelo umjesto samo subjekta.
4. U koraku čarobnjaka za pravila 2: kliknite određene riječi za ulazak u okvir i kliknite Dodati. Kada je vaš popis završen, kliknite u redu.
5. U koraku čarobnjaka za pravila 2: kliknite specificirano za odabir mape i kliknite u redu.
6. Ako želite dodati više radnji, iznimki ili provjeriti mogućnosti postavljanja, možete nastaviti sa svakim zaslonom klikom Sljedeći. Možete i kliknuti Završi i vaše će pravilo biti spremno za polazak.

Savjet za uštedu vremena: Ako kliknete Završi u bilo kojem trenutku nećete vidjeti zaslon da biste svom pravilu dali ime, ali to možete učiniti na zaslonu Pravila i upozorenja. Odaberite pravilo, kliknite Promijenite pravilo, i odaberite Preimenuj pravilo.

Označite e-poštu za daljnje aktivnosti

Ako koristite Outlook za posao, vjerojatno imate e-poštu koja zahtijeva praćenje. Bilo od šefa ili klijenta, ovo ćete pravilo lako postaviti.

1. Odaberite pri vrhu čarobnjaka za pravila Označite poruke nekoga radi praćenja.
2. Klik Sljedeći.
3. U čarobnjaku za pravila 1. korak: Označite sve dodatne uvjete koji se primjenjuju na e-adrese koje želite označiti. Ovdje ćemo označiti od ljudi ili javne skupine.
4. U koraku čarobnjaka za pravila 2: kliknite ljudi ili javne skupine za odabir ljudi.
5. U koraku čarobnjaka za pravila 2: kliknite praćenje u ovom trenutku, izvršite odabir u Označi do i Za padajuće okvire i kliknite u redu.
6. Ako želite dodati više radnji, izuzetaka ili opcija, klikom možete nastaviti sa svakim zaslonom Sljedeći. Ako ne, kliknite Završi.

Reproducirajte zvuk kad primite određenu e-poštu

Još jedno Outlook pravilo koje je vrlo korisno je za reprodukciju zvuka. To pokreće određeno zvučno upozorenje kada od određene osobe dobijete e-poštu s određenom riječi koja je označena kao važna i mnogim drugim situacijama. Ovo ćemo postaviti za reprodukciju zvuka za poruke označene kao važne.

1. Odaberite pri vrhu čarobnjaka za pravila Reproduciraj zvuk kad od nekoga primim poruke.
2. Klik Sljedeći.
3. U čarobnjaku za pravila 1. korak: Označite sve dodatne uvjete koji se primjenjuju na e-adrese koje želite označiti. Za naš ćemo primjer provjeriti označena kao važnost.
4. U koraku čarobnjaka za pravila 2: kliknite važnost za odabir razine prioriteta i kliknite u redu.
5. U koraku čarobnjaka za pravila 2: kliknite zvuk da biste pronašli zvuk i kliknite Otvoren.
6. Klik Sljedeći da biste dodali više radnji ili iznimaka. Ili kliknite Završi da ga zamotamo.

Outlook pravila mogu vam uštedjeti vrijeme

Umjesto da ručno premještate e-poštu ili ih označavate, a kako biste bili sigurni da ste upozoreni na određene poruke, ova vam Outlook pravila mogu uštedjeti vrijeme i biti u toku. Koje planirate postaviti?

Za više pogledajte kako automatski BCC sebe ili druge na e-mailove koje šaljete pomoću pravila programa Outlook.

Recenzije

Što je osobni kapital? Pregled za 2019. godinu, uključujući kako ga koristimo za upravljanje novcem

Bez obzira započinjete li s ulaganjem ili ste sezonski trgovac, Personal Capital ima ponešto za svakoga. Evo pogleda na ...