Što su Outlook PST datoteke i zašto ih koristiti... ili ne?

Objašnjavač

PoSteve Krause

Zadnje ažurirano dana27. listopada 2021

Skoro svi s kojima razgovaram na poslu žale se na veličinu svog poslovnog računa e-pošte. Obično to nije problem (ali ljudi se i dalje žale) jer kada se poštanski sandučić približi svom ograničenju, većina poslužitelji e-pošte (kao što je Microsoft Exchange) upozorit će korisnika kako bi mogao očistiti poštanski sandučić prije poslužitelj provodi njihova ograničenja veličine ograničavanjem slanja/primanja s poslužitelja.

E sad, sve je to u redu DOK… ne odete na odmor na nekoliko dana, ta upozorenja o veličini e-pošte dolaze i odlaze, a onda bam! Vaš poštanski sandučić je pun i više ne možete slati/primati e-poštu sa svog mobitela, pa čak ni OWA (Outlook Web Access) što se toga tiče. Primio sam poziv milijun puta. Moj iPhone ne može slati e-poštu, pomoć!

• Dakle, što učiniti?
• Postoji li rješenje za ove nedovoljno velike sandučiće?
• Što trebam učiniti prije odlaska na godišnji odmor?

Sada vas upoznajem sa zloglasnim (prema IT-u) Outlook PST datoteka.

Što su Outlook .PST datoteke?

• Outlook podatkovne datoteke ili Microsoft Outlook .PST datoteke (kako su poznatije) mogu se izraditi pomoću Microsoft Outlook za premještanje ili kopiranje e-pošte i privitaka s vašeg računa poslužiteljskog poštanskog sandučića na vaš lokalni PC. U biti, to je lokalna arhiva ili datoteka za pohranu koju stvarate za pohranjivanje e-pošte i privitaka na tvrdom disku vašeg računala, USB pogonu ili dijeljenom poslužitelju (ovisno o tome gdje je izradite i pohranite).

Koliko možete pohraniti u Outlook .PST datoteke?

• Prije Outlooka 2003/2007, .PST datoteke mogle su pohraniti samo 2 gigabajta e-pošte i privitaka. S Outlookom 2003 i Outlookom 2007, format se promijenio dopuštajući da .PST datoteke po potrebi rastu do veličine preko 20 gigabajta osim ako je zadana konfiguracija je izmijenjena.
• Iskreno, nemojte im dopustiti da dobiju 20 Giga. To je mnogo bolja ideja da vaše .PST datoteke nisu veće od nekoliko koncerata. Ako trebate više prostora za pohranu, stvorite novu .PST datoteku umjesto stvaranja ogroman .PST arhive. Što su .PST datoteke veće, to je veća mogućnost oštećenja i gubitka podataka (plus to će biti teže napraviti sigurnosnu kopiju negativaca.) Možete priložiti onoliko .PST datoteka datoteke u svoj Outlook klijent koliko vam je potrebno, pa samo logički odvojite svoju e-poštu na više .PST datoteka ako trebate pohraniti više od nekoliko GIG-ova starih elektronička pošta.
• SAVJET – Ako koristite .PST datoteke za arhiviranje starih e-poruka, komprimirajte ih nakon što kopirate sve stare podatke u njih. E-pošta je obično samo tekst, tako da se JAKO lijepo sažima.

Kako mogu stvoriti Outlook .PST datoteke?

• LAKO je, evo nekoliko vodiča za Outlook 2007, 2013, i 2016.

Zašto koristiti/stvarati .PST datoteke? Prednosti?

Veličina poštanskog sandučića

• Sjećate se prvog odlomka ovog članka? Većina administratora e-pošte ograničava veličinu korporativnih poštanskih sandučića. Što je veći poštanski sandučić, potrebno im je više prostora na disku, više im je potrebno za izradu sigurnosnih kopija I više VREMENA im je potrebno za izvođenje tih sigurnosnih kopija.
• Ako ste paket e-pošte (poput mene), poštanski sandučić od 200 megabajta jednostavno vam neće pomoći. Tu na scenu dolaze .PST datoteke. Samo izradite .PST datoteku i povucite i ispustite svoju e-poštu u nju. Oni rade kao obična mapa poštanskog sandučića u programu Outlook. Povuci i ispusti. Jednostavno je! Forum>.
• Najnovije verzije Windows Searcha indeksiraju vaš poštanski sandučić I sve lokalne .PST datoteke (podesivo) koji omogućuju gotovo trenutačni pristup svim e-porukama putem značajki pretraživanja ugrađenih u Microsoft Outlook.

Sigurnosno kopiranje i oporavak od katastrofe

• Ako nemate (ili vjerujete) administratoru e-pošte koji redovito radi sigurnosne kopije vašeg poslužitelja e-pošte, kopiranje vaše e-pošte (da, ne morate PREMJESTI e-poštu u .PST datoteke, možete je i kopirati) u lokalnu .PST datoteku brza je i jednostavna metoda kojom možete osigurati da se vaša e-pošta može vratiti u DR poslužitelju scenarij.

Prenosivost

• .PST datoteke čine e-poštu prenosivom. Na primjer, recimo da želite premjestiti e-poštu iz jednog poštanskog sandučića u drugi. Na primjer, možda mijenjate posao i želite donijeti neku staru e-poštu. Ili možda mijenjate pružatelje usluga hostinga. ILI, možda želite kopirati svoju osobnu i poslovnu e-poštu u .PST datoteku, čuvati je na malom USB pogonu i uvijek je imati sa sobom. Kao što sam rekao, .PST datoteke čine poštu vrlo prenosivom. I da, kao i GMAIL račun, ali ovaj članak nije o GMAIL-u :)

Sigurnost

• Jeste li znali da je gotovo nemoguće pratiti/provjeriti čita li vaš informatičar/odjel vašu e-poštu? Premještanje "Osjetljive" ili "Povjerljive" e-pošte s poslužitelja e-pošte/Exchange u lokalnu .PST datoteku dodaje sloj sigurnosti.
• Bilješka: Većina IT odjela ima mogućnost dohvatiti vaše .PST datoteke bez vašeg znanja izravno s vašeg tvrdog diska na poslu. Zbog toga je neophodna dodatna zaštita na tvrdom disku vašeg računala. Uskoro ću napisati članak o ovoj temi, ali za sada pogledajte ovaj članak. Pomalo je "ŠTREBAR" pa ću ga uskoro pratiti s člankom koji objašnjava nekoliko opcija za osiguranje .PST datoteka.

Koje su mane korištenja .PST datoteka?

Udaljeni pristup

• Nakon što je pošta pomaknuto u .PST datoteku, više neće biti dostupan na poslužitelju pomoću aplikacija za daljinski pristup kao što su OWA ili mobilni telefoni koji se SINKRONIZIRAJU s vašim poštanskim sandučićem. Da biste pristupili e-pošti u .PST datotekama, morat ćete koristiti puni Microsoft Outlook klijent. Mali USB pogon može pomoći u tim situacijama. Međutim, još uvijek nije tako zgodno kao ostavljanje e-pošte na poslužitelju.

Ljudi vas neće voljeti i moguće je da biste mogli izgubiti posao

• .PST datoteke tijekom vremena (ovisno o tome koliko e-poruka primate/čuvate) mogu zauzeti PUNO prostora na vašem lokalnom računalu ili dijeljenom poslužitelju, ovisno o tome gdje ih pohranjujete. IT-evci mrze sve što ih tjera da rade na bilo čemu osim ako se ne radi o izradi životopisa, pa ih uznemiruje stavljanje puno podataka negdje zbog čega će morati kupiti više prostora na disku.
• Corporate Legal i većina odjela za upravljanje dokumentima ne vole .PST datoteke jer omogućuju krajnjem korisniku da jednostavno zanemarite ili zaobiđete korporativna pravila zadržavanja/uništenja dokumenata.
• Timovi za korporativnu informacijsku sigurnost također ne vole .PST datoteke jer ako pravni odjel to od njih ikada zatraži oporavak podataka za tužbu ili sudski poziv, .PST datoteke mogu iznervirati cijenu i trud oko podataka oporavak.

Performanse sustava i mozga

• Što više e-pošte imate, to više e-pošte i vi i vaše računalo trebate pratiti i obraditi.
• Budući da Windows Search (ili neki drugi alat za indeksiranje e-pošte/sustava) indeksira više poruka e-pošte i privitaka, vaš će indeks biti veći, a pretraživanja će trajati dulje.

Nadam se da sam odgovorio na sva vaša pitanja o Microsoft Outlook .PST datotekama i obradio neke prednosti i mane visoke razine. Ali u slučaju da sam nešto propustio, slobodno ostavite komentar ili objavite svoje pitanje u mojoj forum.

Kako da

Kako pronaći ključ proizvoda za Windows 11

Ako trebate prenijeti ključ proizvoda za Windows 11 ili vam je samo potreban za čistu instalaciju OS-a,...

Kako da

Kako očistiti Google Chrome predmemoriju, kolačiće i povijest pregledavanja

Chrome izvrsno pohranjuje vašu povijest pregledavanja, predmemoriju i kolačiće za optimizaciju rada vašeg preglednika na mreži. Njen način...

ponude

Usklađivanje cijena u trgovini: Kako doći do online cijena dok kupujete u trgovini

Kupnja u trgovini ne znači da morate platiti više cijene. Zahvaljujući jamstvu usklađenosti cijena, možete ostvariti online popuste dok kupujete u...