Kako stvoriti besplatni sustav službe za pomoć pomoću IssueBurner i Gmaila

Upravljanje zadacima na temelju e-pošte neko je vrijeme koncept koji me zanima, a uvođenjem nove usluge pod nazivom IssueBurner, možda je sjajno vrijeme da ozbiljno razmislite o upravljanju zadacima putem e-pošte. Prije nego što je IssueBurner došao zajedno, igrao sam se sa idejom da nađem virtualnog pomoćnika (VA) koga bih mogao BCC-a sve moje e-poruke koje sadrže zadatak, podsjetnik ili sastanak i nalažu ga da ga doda u svoj kalendar, popis obaveza ili ono što vas. To bi sigurno bilo korisno korištenje VA-a, iako možda skuplje nego što vrijedi. IssueBurner, međutim, ovu funkciju besplatno automatizira (barem zasad). Mislim da mi se sviđa.

Ukratko, evo kako IssueBurner funkcionira. Zadaće ili probleme možete stvoriti slanjem e-pošte [email protected]. Kada to učinite, IssueBurner automatski stvara problem povezan s vašom adresom e-pošte i bilo kojom adresom e-pošte navedenom kao primatelji u Do: ili CC: polje. Probleme možete započeti bez prijave, ali kad stvorite račun, možete pregledati otvorene probleme i komentirati ih. Postoje neke ključne prednosti ovog sustava za koje mislim da će zaista uspjeti suradničkim timovima i stolovima za korisničku podršku:

• Sve se to temelji na e-pošti. Problemi se mogu stvoriti i pratiti sve pomoću jednostavnog CC :.
• Za sudjelovanje vam nije potreban račun IssueBurner. To znači da SVI vaši kupci i klijenti mogu ući na brod, a da ih ne prođu kroz postupak prijave (koji je ionako mrtav jednostavan).
• To je mobilni uređaj. Ako možete poslati e-poštu, možete snimiti problem.
• To pomaže u odvajanju praćenja stavki od uobičajenih poruka e-pošte.
• Radi s bilo kojom platformom za e-poštu. Outlook, Gmail i drugi klijenti e-pošte omogućuju vam pretvaranje poruka e-pošte u zadatke, ali IssueBurner omogućuje dijeljenje problema na sve platforme e-pošte.

Da biste maksimalno iskoristili kilometražu od IssueBurnera, morat ćete malo primijeniti na kreativnost. Ali jedna očita aplikacija koja mi pada na pamet je stvaranje službe za pomoć. Pomoću IssueBurner možete dolazne poruke e-pošte pretvoriti u "ulaznice" i pratiti status i prepisku s kupcem. Ubit ću dvije ptice jednim kamenom pokazujući vam kako funkcioniše IssueBurner dok postavljam groovyPost "telefon" Podrška. Na kupac strana (ili u našem slučaju čitatelje, jer nemamo kupaca), bit će to jednostavno kao slanje e-pošte pomoćnoj službi na koju sam postavljen [email protected]. Ali na tuženik sa strane, uključeno je malo podešavanja.

Prvi korak

Prijavite se na IssueBurner. Sve što trebate učiniti je posjetiti IssueBurner.com i klik Prijavite se. Dajte im svoje ime i adresu e-pošte i gotovi ste.

Imajte na umu da ne morate nužno koristiti adresu e-pošte koju ćete koristiti za polje dolaznih zahtjeva službe za pomoć.

Drugi korak

Stvorite grupu u programu IssueBurner. Ovaj korak biste zapravo mogli preskočiti ako namjeravate posvetiti ovaj račun jedinstvenom cilju, ali ako IssueBurner želite koristiti za druge organizacije i zadatke, grupa je dobra ideja. Klikgrupe u gornjem desnom kutu i klikNapraviti grupu.

Unesite naziv grupe i organizacije. Evo, izabrao sam "Pomozite"I"groovyPost.”

Imajte na umu da ta adresa neće biti vidljiva javnosti. Umjesto toga, e-poštu će poslati gore spomenutu adresu, a to će biti jedina adresa koja može rješavati probleme. To dodaje sloj zaštite od neželjene pošte, ali i daje profesionalniji izgled uključivanjem vlastitog imena domene u e-poštu. Sad, primijetite da sam ga postavio, tako da se mogu prijaviti problemi bilo tko. Zasada je to potrebno kako bismo mogli provjeriti Gmail pravilo prosljeđivanja. Možda biste se željeli vratiti i promijeniti Samo za članove grupe kasnije.

KlikStvoriti kad završite.

Zatim dodajte članove koji mogu dodavati probleme. Za naše potrebe dodajem [email protected]. Ako želite, možete dodati druge. Recite, mogao bih i dodati [email protected] ili [email protected], ako želim da i drugi mogu upućivati ​​zahtjeve za pomoć (i ako su ti ljudi stvarno postojali). Zapamtite: uz Google Apps za domene i Gmail račune, sve što dodate nakon znaka + zanemari se, ali se i dalje može koristiti u filtriranje. Čitati naš prethodni post za više informacija o Prilagođene adrese Gmail-a.

Još jedna stvar koju biste trebali učiniti je promijeniti adresu za odgovor. Učiniti tako, klik grupe i klikUpravljati pored naziva grupe. Pod, ispod Postavke grupe, klikPromijeniti pored "Zadano od e-pošte i odgovora na e-poštu”. Na taj način čuvat ćete privatnu adresu e-pošte IssueBurner.com.

U redu, sada smo svi postavljeni na IssueBurner. Idemo na Gmail.

Treći korak

Postavljanje prosljeđivanja u Gmailu. Cilj je ovdje proslijediti sve e-poruke poslane na [email protected] do [email protected]. Da bismo to učinili, moramo prvo provjeriti jesmo li ovlašteni proslijediti na potonju adresu. U Gmailu, klikni postavke i odaberite Prosljeđivanje i POP / IMAP. KlikDodajte adresu za prosljeđivanje i uđi [email protected]ili što god postavili svoj grupni račun IssueBurner kao.

Nakon toga, Gmail će poslati e-poruku na račun IssueBurner s poveznicom za potvrdu. IssueBurner će vam uzvratiti kao novo izdanje, pa bi se trebao pojaviti u pristigloj pošti na Gmailu. Možete ga vidjeti i na svom računu IssueBurner. Klik to za potvrdu.

Četvrti korak

Filtrirajte poruke poslane na vašu prilagođenu Gmail adresu. Klikpostavke i odaberite filteri i klik Izradite novi filtar. U polje Za: unesite svoju prilagođenu adresu e-pošte i klikSljedeći korak.

Ova pravila možete postaviti po želji, ali budući da će vas IssueBurner ionako obavještavati o novim problemima, volim odabrati Označi kao pročitano i Preskočite Inbox. Najvažnija opcija za odabir je odabir Proslijedite ga: i odaberite [email protected]. KlikStvorite filtar kad završite.

Sad ste gotovi. Isprobajmo.

Izrada zadataka uz IssueBurner

Sada, s filterom Gmail koji smo postavili i grupom IssueBurner koju imamo, sve e-poruke poslane na [email protected] automatski će se pretvoriti u problem IssueBurner. Naziv broja bit će predmet e-pošte, a opis će biti tijelo e-pošte. Na primjer, recimo da mi je netko poslao e-poštom pitanje Kako trajno izbrisati svoj Facebook račun.

Nakon slanja gornje adrese e-pošte događaju se dvije stvari:

1. Problem se stvara u grupi help.groovypost IssueBurner
2. Primam poruku e-pošte koja me obaveštava kao takvu.

Napomena, možda će trebati nekoliko minuta da se problem pojavi.

A evo ga u Gmailu ...

Odgovaranje zadacima

Ako korisnik nema račun IssueBurner, dobit će konzervirani odgovor kojim će obavijestiti da je problem primljen. Oni će također biti pozvani da se prijave.

Recimo, kao odgovor ovom čitatelju, želim ih usmjeriti u naš post o brisanju vašeg Facebook računa. Mogao bih odgovoriti na e-poštu koju sam primio od IssueBurner da bih dodao račun Komentar. Bez obzira da li se čitatelj prijavio, dobit će obavijest da je izdanje ažurirano komentarom.

Ako se prijave, mogu pratiti sve komentare i status izdanja sa vlastitog IssueBurner računa.

Čitatelj ili kupac može odgovoriti na e-poštu svojim komentarom, obavještavajući vas je li vaše rješenje to popravilo ili ne. To se dodaje zadatku kao komentar, koji možete vidjeti sa vlastite IssueBurner nadzorne ploče.

Upravljanje i zatvaranje problema

Probleme možete sortirati po grupi ili statusu na IssueBurner.com.

IssueBurner.com također ima jako lijepo web mjesto za mobilne uređaje.

Nakon što se problem riješi, jednostavno ga možete zatvoriti na nadzornoj ploči IssueBurner. Svi pridruženi korisnici bit će obaviješteni kao takvi. Možete je označiti i kao "Kasnije"Što može biti korisno ako je rješenje u tijeku i želite ga pratiti kad bude dostupno.

Također, ovdje ćete primijetiti da sam dodao / la interni komentar. To će moći vidjeti samo članovi grupe i administratori. Na primjer, ako želite nazvati kupca drogom ili reći svima da ignoriraju njegove zahtjeve, to možete učiniti s internim komentarom i oni neće biti ništa mudriji.

Zaključak

Kao što sam napomenuo, ovo je samo jedna aplikacija za IssueBurner. Možete ih koristiti za suradnju s grupama ili za praćenje zadataka za sebe. Na primjer, ako želite podsjetiti da pratite kontakt ako ne odgovore, ali ne moraju nužno da vide vaše probleme IssueBurner, možete BCC [email protected]. Ili možete ih koristiti za praćenje računa i računa putem CC-a [email protected] svaki put kad pošaljete e-poštu svom računovodstvenom odjelu. Ako ste pametni i organizirani, IssueBurner može biti prednost za vašu produktivnost.

Imajte na umu da IssueBurner jest trenutnobesplatnoi ostat će slobodan dok je u beta verziji. Webyog, tvrtka koja je napravila IssueBurner i CloudMagic, obećava da će vas obavijestiti 60 dana prije uvođenja bilo koje strukture cijena. Ne znaju kako bi to moglo izgledati u budućnosti, ali vjerojatno će imati besplatnu i plaćenu verziju.

p.s. Stvarno sam stvorio ovaj sustav, pa ako imate goruća pitanja, pišite mi na adresu [email protected] ili provjerite naše forum.