Kako automatizirati Microsoft Word obrasce s prilagođenim poljima

Kako da

PoRyan Dube

Ažurirano dana11. veljače 2019. godine

Bez obzira na to da li ste student ili uredski radnik, gotovo svi moraju s vremena na vrijeme koristiti dokumente. Neki poslovi čak zahtijevaju da redovito sastavljate ista pisma, obrasce ili neki drugi dokument. Korištenje prilagođenih polja u vašim dokumentima može uštedjeti puno vremena. Evo pogleda o tome što su i kako ih koristiti.

Što su prilagođena polja?

Prilagođena polja omogućuju vam izradu općeg dokumenta koji možete ponovo koristiti u druge svrhe. Na taj način možete usmjeriti svoje procese, a to vas može učiniti vrlo učinkovitim radnikom ili studentom.

Postoji puno načina na koje možete koristiti prilagođena polja. Možete stvoriti pismo obrasca s prilagođenim poljima koje možete upotrijebiti za prilagođavanje onome kome ga šaljete. Možete ih koristiti za izradu ankete ili obrasca za prikupljanje podataka koji možete ponovo koristiti bez obzira na informacije koje trebate prikupiti. Ovakav pristup mogao bi vam uštedjeti sate napora jer nećete morati iznova stvarati dokumente.

Kako stvoriti prilagođena polja

Korištenje prilagođenih polja u programu Microsoft Word puno je lakše nego što biste mogli očekivati. Prvo što trebate učiniti je odlučiti koju ćete vrstu dokumenta stvoriti i koje ćete riječi ili fraze prilagoditi.

Na primjer, recimo da želite stvoriti pismo koje upotrebljavate za slanje citata svojim klijentima. Možete pismo napisati jednom, a zatim identificirati područja pisma koje želite prilagoditi.

Dakle, u ovom ćete primjeru morati stvoriti tri prilagođena polja; ime primatelja, broj poslova i naziv tvrtke. Da biste postavili ta prilagođena polja, idite na izbornik Informacije u programu Word, a s desne strane zaslona kliknite strelicu padajućeg izbornika pored Svojstva> Napredna svojstva.

U ovom skočnom prozoru možete dodati ime primatelja. Odaberite "tekst" kao vrstu i vrijednost. Klik Dodati, i onda u redu.

U svom dokumentu možete istaknuti ime „John“ u originalnom pismu. U izborniku Word kliknite na Umetnuti kliknite izbornik Brzi dijelovi i odaberite Polja. U skočnom prozoru kliknite na DocProperty pod, ispod Imena polja, i kliknite Primatelja (ili kako god ste polje imenovali) ispod svojstvo.

Kada kliknete u redu, ovo će ažurirati naš istaknuti tekst s poljem (i vrijednošću polja) koje ste definirali. Sada se možete vratiti Napredna svojstva ponovo i dodajte ostala polja.

Nakon što sve dodate, vidjet ćete sva prilagođena polja navedena u prozoru Svojstva kutija.

Ako ikada unesete bilo kakve promjene u vrijednosti svojih prilagođenih polja, da biste ažurirali te vrijednosti u stvarnom dokumentu, trebate samo desni klik na polje i kliknuti na Polje za uređivanje.

Kad morate pisati novo pismo novom primatelju, ne morate ga pisati ispočetka. Jednostavno otvorite dokument koji ste stvorili za posljednjeg primatelja, idite na područje Advanced Properties i ažurirajte sva polja za novog klijenta kojem šaljete pismo. Ažurirajte vrijednost i kliknite gumb Izmjena dugme.

Ovo će ažurirati vrijednost u Svojstva odjeljak. Nakon što ažurirate sva prilagođena polja u naprednim svojstvima, možete se vratiti svom dokumentu, označiti polja i ažurirati ih.

Zašto koristiti prilagođena polja?

Upotreba prilagođenih polja fantastičan je način da smanjite vrijeme u kojem provodite pisanje pisama ili slanje bilo kojeg oblika pisane komunikacije ljudima. Ako morate takvo nešto redovito raditi, kreirajte pismo predloška s prilagođenim poljima i više ga nikada nećete morati pisati. Ali postoji nekoliko drugih slučajeva upotrebe za njih.

Fakturiranje

Jedna stvar koju gotovo svako poduzeće treba učiniti jest dostaviti račune klijentima za koje proizvodite proizvode ili usluge. Ako ste mala tvrtka, možda nećete moći priuštiti računovodstveni softver koji proizvodi fakture za vas, tako da ćete morati kreirati ispočetka.

Mnogi se vlasnici malih poduzeća odlučuju za korištenje Excel-a ili Word-a za sastavljanje računa. Ako koristite Word, možete usmjeriti postupak fakturiranja tako da svaku stavku retka ispod svakog stupca prilagodite polju. Trebate samo stvoriti prilagođeno polje za svaku ćeliju, baš kao i za svako polje u gornjem primjeru slova. Zatim napravite svoj prvi "obrazac" fakture i jednostavno unesite "N / A" u svaku ćeliju.

Nakon što stvorite proračunsku tablicu predloška, ​​možete definirati s kojim ćelijama je svako prilagođeno polje povezano desnim klikom na tekst unutar ćelije i klikom na Polje za uređivanje.

To vam omogućuje odabir koje je prilagođeno polje dodijeljeno toj ćeliji. Prođite kroz sve ćelije i na ovaj način dodijelite prilagođena polja.

Nakon što završite, kad sljedeći put trebate kreirati fakturu, možete samo otvoriti predložak i otići u područje Napredna svojstva. U Prilagođen jednostavno pređite sva prilagođena polja i ispunite vrijednost u skladu s potrebama fakturiranja vašeg tekućeg mjeseca. To je mnogo brže i daleko učinkovitije od dizajniranja čitave fakture ispočetka.

osnove

Drugo područje koje bi moglo biti super za uštedu vremena i vaš život malo efikasnijim je korištenje prilagođenih polja za izradu obrisa. Ovaj pristup doista djeluje samo ako ste netko tko često sastavlja standardni oris sa sličnim brojem predmeta. Nešto poput nastavnog plana za profesora na faksu.

U ovom se slučaju svaka stavka retka može definirati kao cijelo polje. Tada bi se s jednog mjesta u naprednim svojstvima moglo pomaknuti prema dolje i definirati svoj obris na jednom mjestu. To će vam omogućiti da zadržite zajednička zaglavlja i druga područja obrisa koja se ne mijenjaju. I usredotočite se samo na stavke retka koje bi bile drugačije.

ankete

Vrlo koristan način korištenja prilagođenih polja je za izradu anketa ili upitnika. Ova vrsta dokumenta može se sastojati od niza pitanja, a svako iza njih ima prazan redak.

Postoje dva pristupa upotrebi prilagođenih obrazaca s takvim dokumentom, ovisno o tome što trebate učiniti. Na primjer, ako predajete anketu učenicima, prazna polja možete definirati kao prilagođena polja. Zatim, svatko zaredom, svatko za popunjavanjem obrasca, može upotrijebiti okvir Advanced Properties (Napredne osobine).

Druga je mogućnost scenarij u kojem učitelj često mora stvoriti test koji se sastoji od pitanja i odgovora. U tom bi se slučaju pitanja trebala mijenjati svake godine. Učitelj bi mogao definirati svako pitanje kao prilagođeno polje, a na početku godine jednostavno uđite i ažurirajte pitanja. Time se izbjegava potreba da se potpuno iznova i ponovno formatiraju testni dokumenti. Oblikovanje se vrši samo jednom. Ažuriranjem prilagođenih polja kreirate potpuno novi dokument bez potrebe za njim od početka.

Informativni obrasci

Ovaj posljednji slučaj upotrebe za prilagođena polja je obrazac. Ako imate neke informacije koje trebate često prikupljati na poslu ili kod kuće. Možete stvoriti takav obrazac koji vam omogućuje brzo prikupljanje i dokumentiranje tih podataka. Kao što vidite, ovo je puno nalik scenariju ankete gore, ali to bi bio dokument koji biste stvorili i koji bi vam omogućio da neprestano prikupljate iste podatke iznova i iznova.

Ako definirate praznine u ovim obrascima kao polja, možete jednostavno ući u Napredna svojstva i ispuniti podatke za obrazac u sekundi do minutu. Ovaj pristup može značajno smanjiti napore u prikupljanju podataka, štedeći sebe (ili zaposlenike koji prikupljaju podatke za vas) značajno vrijeme.

Zaključak

Kao što vidite, prilagođena polja sjajan su način da učinite sebe ili poslovanje učinkovitijim. Gore navedeni slučajevi upotrebe samo su malo uzorkovanja. Bilo koja vrsta dokumenta u kojoj je velik dio dokumenta sličan, a mijenjaju se samo određeni odjeljci, kandidat je za pojednostavljivanje s prilagođenim poljima.

Razmislite o vrsti dokumenata s kojima svakodnevno izrađujete ili radite, a možda ćete biti iznenađeni kada otkrijete kako umetanje nekoliko prilagođenih polja može vam uštedjeti puno vremena.